【知らなきゃ損するNotion AI実践テク】Vol.7｜ガイドラインに沿った文章を書く

Web制作に携わる方の中には、日常的に「Notion」を活用している人も多いでしょう。本連載では、NotionのAI機能「Notion AI」を制作現場でより効果的に使いこなすための実践的な活用術を紹介していきます。

今回のテーマは「ガイドラインに沿った文章作成」です。トンマナや表記ルールを指定して、Notion AIに“ブレない文章”を書いてもらいましょう。

トンマナ統一も、もう迷わない

ビジネスの現場では、社内資料や提案書、プレスリリース、Webサイトやブログの記事、採用情報、マニュアルなど、さまざまな文章を作成する機会があります。

こうした場面で便利なのが、文章作成を支援してくれるNotion AIのライティング機能です。ページ上でスペースキーを押すと入力欄が表示されるので、そこに「新サービスの紹介文を300文字で作成してください」「展示会用の案内メールを作成してください」と入力するだけで、たたき台となる原稿が自動生成されます。ゼロから書き始める必要がないため、作成スピードを大幅に高めることができます。

とはいえ、文章を自動生成できても、社内で定められた表記ルールやブランドのトンマナまで常に反映されるとは限りません。語尾の統一や漢字・かなの使い分け、使用禁止語の設定など、細かなルールがある場合、最終的に人の手で調整しているケースも多いでしょう。

自社基準に沿った文章作成ツールに

そこで活用したいのが、あらかじめ用意したガイドラインを参照させながら文章を生成する方法です。

たとえば、「語尾は『です・ます調』で統一する」「専門用語には補足説明を加える」「自社の呼称は『当社』で統一する」「1文は60文字以内を目安にする」といったガイドラインを作成しておきます。そして、文章生成時や既存原稿の修正時に「@〇〇ガイドラインをもとに作成してください」「@〇〇ガイドラインに沿って修正してください」と指示すれば、Notion AIがそのページを参照しながら文章を生成・調整してくれます。

つまり、Notion AIを単なる自動生成ツールではなく、「自社基準に沿った文章作成ツール」として活用できるのです。複数の部署がそれぞれ文章を作成している企業ほど、その効果は大きいでしょう。

さらに、ガイドラインだけでなく、社内に蓄積された“お手本となる文書”を参照させることも可能です。たとえば、別部署が作成した完成度の高い提案書や告知文がNotion上に保存されている場合、原稿作成時に「@」に続けてその文書を指定すれば、語調や表現の特徴を踏まえた文章を生成できます。優れたアウトプットを共有資産として活用することで、組織全体の文章品質を底上げできます。

文：水川歩