作業の見える化×自動化で“時間泥棒”にサヨナラ！「freee工数管理」でマネジメントの悩みを解決しよう

月末になると工数表が集まらず、深夜までExcelで集計作業‥‥。そんな悩みを抱える企業の担当者におすすめしたいのが、クラウド型の工数管理ツール「freee工数管理」です。作業時間の入力から集計までのプロセスを大幅に効率化できるこのツールの特長や導入メリット、料金プラン、実際の使い方までをわかりやすく解説します。

従業員のモチベーションと会社の利益を最大化する

工数管理とは、ひとつのプロジェクトに対して、誰がどのくらいの時間を費やしているのかを把握するための業務です。作業時間あたりのコストを明確にすることで、プロジェクトの成功を後押しし、業務プロセスの効率化や生産性の向上にもつながります。

たとえば、プロジェクト単位で業務を進めるシステム開発や広告・クリエイティブ分野、受注生産を伴う製造業や建設業、さらには士業やコンサルティング業など、稼働時間が利益に直結する業種や原価管理が重要な現場においては、「コスト」と「スケジュール」を正確に把握する工数管理が非常に重要な意味を持ちます。

また、近年は働き方の多様化やリモートワークの普及により、従業員一人ひとりの作業時間や負荷を正確に把握する必要性が高まっています。工数管理はプロジェクトの進捗や作業のボトルネックを「見える化」できるため、適切な経営判断によって会社全体の利益を最大化することにも貢献するでしょう。

このように、従業員と会社の双方に多くのメリットをもたらす工数管理ですが、従来の手法では運用体制やルールの整備が難しいという課題がありました。特に、従業員にとっては毎日の工数記録が手間に感じやすく、結果として管理担当者が正確なデータを集計できず、プロジェクト改善にも活かせないといった本末転倒な事態に陥るケースも少なくありませんでした。

シンプルな操作性と、クラウドならではの導入のしやすさ

「freee工数管理」は、現場の従業員でも迷わず使えるシンプルな操作性が大きな特長です。

カレンダー形式の画面から作業予定を取り込むことで、プロジェクトが自動で選択され、日々の工数をスムーズに入力できます。作業時間の調整もドラッグ＆ドロップで直感的に行え、入力漏れがあった場合には自動でリマインド通知が届くため記入忘れも防止できます。

入力された工数は即座にクラウド上で集計され、プロジェクト別や作業内容別など、さまざまな切り口でデータを確認可能。案件ごとの進捗状況やコストがリアルタイムで算出されるため、担当者は月末の集計を待たずに各プロジェクトの採算や原価率を正確に把握できます。

経費の予算と実績の差異も明確になるため、採算の合わないプロジェクトを早期に発見したり、見積もりの精度を高めたりするうえでも有効です。

さらに、freee工数管理は中小企業でも導入しやすいクラウド型サービスのため、インターネット環境さえあればWebブラウザからログインするだけですぐに利用を開始できる手軽さが魅力です。専用ソフトのインストールも不要で、初期設定もステップごとに必要項目を管理画面で入力するだけで簡単に完了します。

また、「freee人事労務」などの勤怠管理サービスや、「freee販売」などの販売管理サービスとの連携を設定することで、実際の勤務状況や収支のデータが工数管理をシームレスにつながり、さらなる効率化を実現できるでしょう。

“最短15分”ではじめられる「freee工数管理」のキホン

実際に「freee工数管理」を導入する際の設定や操作の流れを、簡単に見ていきましょう。まずは、30日間無料で利用できる「お試しプラン」に申し込み、アカウント情報を入力します。すでに「freee会計」や「freee人事労務」などのサービスを利用している場合は、同じアカウントでそのまま試用可能です。

運用の基本的なフローは、まずシステム管理者やプロジェクトマネージャーが管理画面から新規プロジェクトを作成し、プロジェクト名・期間・担当者などを設定します。次に、プロジェクトに参加するメンバーをユーザとして招待・登録すれば、準備は完了です。

プロジェクトにアサインされたメンバーは、日々の作業実績をfreee工数管理の画面から入力していきます。入力画面はカレンダー形式で表示され、自身のスケジュールを確認しながら、作業ブロックをクリックまたはドラッグ＆ドロップするだけで簡単に工数を記録できます。

また、工数の入力に不備があった場合は、誰が未入力かを一目で把握できる画面が用意されており、入力が滞っているメンバーには自動でリマインドメールが送信されます。これにより、管理者が個別に「工数を入力してください」と催促する手間が省けます。

そして、通常は月末にシステム管理者やプロジェクトマネージャーが、その月の工数データを「締め処理」することで確定したプロジェクトや従業員別の工数集計結果を確認できます。さらに、CSV形式でデータをエクスポートすれば、経営層に提出する月次レポートの作成や社内での共有もスムーズに行えます。

正式導入後はユーザごとの月額課金となり、ユーザの権限に応じて1人あたりの料金が設定されています。初期費用は不要で、契約は「年払い」と「月払い」から選択できます。ベーシックプラン（税込）の月額料金は以下のとおりです。

◉年額払い（12カ月契約）
システム管理者・プロジェクトマネージャー：2,200円／ユーザ
一般従業員：550円／ユーザ

◉月額払い
システム管理者・プロジェクトマネージャー：2,640円／ユーザ
一般従業員：660円／ユーザ

いずれの支払いプランもユーザ数に応じたライセンス契約となり、管理者・メンバー各1名から必要な人数分を柔軟に追加できます。まずは30日間の無料お試しプランで使い勝手を確認し、現場の声なども聞きながら自社に最適なユーザ数と契約プランを検討しましょう。

なお、導入を検討する際には、freee工数管理の運用設計ガイドや、システム管理者・プロジェクトマネージャー向けの操作マニュアルも参考になります。

このように、freee工数管理を導入することで、工数入力から集計・分析までの一連の業務をワンストップで完結できます。現場のメンバーはシンプルな画面でストレスなく入力でき、管理者はリアルタイムでデータを把握し迅速な意思決定が可能になります。

そして、従来の紙やExcelを使った運用と比べて業務の効率は大きく向上し、工数管理にかかる無駄な時間を削減できるでしょう。それぞれが本来注力すべき業務にリソースを集中できる環境を整え、「freee工数管理」を活用して、より楽に、より戦略的な工数管理を実現しましょう。

「freee工数管理」の導入事例インタビューはこちら

文：栗原亮（Arkhē）