Microsoft Teamsで社内のチームワークを高める

役割分担が進むと同時に働き方の多様化も進むWeb・アプリ制作の現場。ネット経由のコミュニケーションの重要性は日増しに高まり、その「質」が、制作の効率化はもちろん、制作物のクオリティにも影響を与えるようになっています。

それゆえの新たな課題も生じています。メール、チャット、オンライン会議とネットコミュニケーションの形が多様化し、ファイルのやりとりや共有、共同編集といった、コミュニケーションに付随する部分の重要性が高まることで、ツールの選び方が難しくなっているのです。皆さんもよくご存じのとおり、それぞれのフェーズをこなすための優秀なツールは数多く存在しているのですが、それだけではコミュニケーション全体を管理することができないのです。たとえばチャットをしていて、そのままオンライン会議をしようとなった場合に議事録を引き継ぎながらシームレスに移行ができるか。ネットコミュニケーション時に欠かせないファイルの共有や共同編集ができるか。こうしたニーズは今後より大きくなっていくことが予想されます。

そこで注目してほしいツールが「Microsoft Teams」。チャットやオンライン会議はもちろん、メールやOutlookの予定表も取り込み、ファイル共有、共同編集などの付随機能も充実させたコミュニケーションのハブとなる統合ツールです。ここではコミュニケーションにまつわるトラブルやロスを解消しうるTeamsのメリットを紹介します。

コミュニケーションの質を上げる［ツール選択］：チームのコミュニケーションツールを「1つ」に統合する

チーム内コミュニケーションでは、メールやチャット、オンライン会議、ファイル共有など、さまざまな方法をケースバイケースで使い分けていると思います。しかし、後で必要な情報を見返し、確認したいときに、どのツールでやりとりしたのかがわからなくなることも多いのではないでしょうか。そんな課題を解決するのが、Microsoft Teams。ビジネスチャットツールのようにグループ内でスピーディな会話を行えるだけでなく、メールからオンライン会議に至るまで、さまざまな情報交換を1つにまとめられるコミュニケーションのハブとなる統合ツールです。

ファイルのやりとり・保存も一括化［ファイル共有］：動画も画像も書類もチームでスマートに共有

Teamsの魅力は、コミュニケーションだけでなく、データやファイルの共有・管理も、他のサービスを使用することなくTeamsに一本化できる点です。ファイルを会話用のチャネルと紐付けて共有することができるため、必要なメンバーに、必要なファイルを共有するといったことが簡単にできます。また保存場所を一元化できるため、後々、どこに保存したのかと迷うこともなくなります。万が一、格納場所がわからなくなっても強力な検索機能が用意されているので安心です。Teamsを使うことで、チーム内のデータ共有がどんどんスマートになっていくはずです。

Officeを最大活用［共同編集］：デバイスも場所も選ばずいつでもOfficeファイルを共同編集

一般的なファイル共有サービスの場合、ファイルの中身を確認したいときはいったんファイルをダウンロードし、対応するソフトウェアで開く必要があります。一方Teamsには、共有しているOffice文書を即座にプレビュー・編集できる機能が備わっています。このシームレスさは、まさにマイクロソフトならではのメリットだといえるでしょう。その上、TeamsにはWebブラウザ上でOfficeファイルを直接編集する機能も備わっています。マシンにOfficeアプリが入っていない環境でも、何の心配もなく文書を閲覧・編集ができるというわけです。