制作会社に何を伝えればいい？ 打ち合わせ前の準備と「要件定義」【新人Web担奮闘記】
これは、とある飲料会社に勤める社員の成長物語です。Web制作知識ゼロの「小竹さん」が、ある日突然ブランドサイトの担当者に就任。周りの先輩や制作会社の人に話を聞きながら、Web制作やCMSに対する理解を深めていきます。
前回は、サーバとドメインの基本を学び、契約するだけでなく、公開後に誰が管理や更新を担うかまで確認する大切さを教わりました。いよいよブランドサイトの打ち合わせに向けて準備を始める小竹ですが、「どこまで決めておけばいいの？」と、またもや手が止まってしまいます。今回は、制作会社に伝えておきたいことや、「要件定義」で一緒に決めること、任せられることを学びます。
この連載記事の構成・取材を担当するWeb Designing編集部の新人編集者「大竹」もまた、Web制作を学び始めたばかり。小竹と同じ目線で、みなさんと一緒にWeb制作の知識を深めていきます。
登場人物
小竹
株式会社ダブデイ・ベバレッジの広報部所属。入社2年目。新製品ペットボトル紅茶「エム・ティー」のブランドサイトの立ち上げ担当に抜擢され、Webの知識の少なさに四苦八苦しながらも奮闘中。行動力はあるが、少し天然なところも。
部長
株式会社ダブデイ・ベバレッジの広報部長。長年企業のマーケティング・ブランディングに携わるベテランで、Web制作の現場にも詳しい。いつもにこやかだが、たまに意味不明なジョークを言い放つ。
鈴本
小規模からエンタープライズ案件まで手広く対応するWeb制作会社のディレクター。相手の行動力をまず認めてから穏やかに軌道修正する、肯定的なツッコミ役。
目次
打ち合わせの前に、全部決めておかないとダメですか？
小竹鈴本さん、先ほどの別件での打ち合わせではお疲れさまでした。「エム・ティー」のブランドサイトについても、少し相談していいですか？
鈴本もちろんです。今度の打ち合わせに向けて、何か気になることがありましたか？
小竹準備を始めたんですが、何をどこまで決めておけばいいのかわからなくて。ページ構成にデザイン、CMS……。考えることが多くて、なかなかまとまりません。
鈴本そこまで考えてくださったんですね。でも、相談する前に、Webサイトのつくり方まで全部決めておく必要はありませんよ。
小竹そうなんですか？ 私が決めた内容をお渡しして、そのとおりにつくってもらうのかと思っていました。
鈴本具体的に決まった内容をもとに制作することもあります。ただ、今回は一緒に整理するところから始めましょう。まずうかがいたいのは、「エム・ティー」のWebサイトで何を実現したいかです。
小竹Webサイトを通じて商品を知ってもらい、新製品の「エム・ティー」を飲んでみたいと思ってもらうことです。商品の特徴や、キャンペーンの情報を伝えたいと考えています。
鈴本いいですね。では、どんな人に知ってほしいのか、商品のどんな特徴を伝えたいのかも教えてください。商品資料や販売計画など、すでにある資料も参考になります。
小竹それなら、商品担当の部署からもらっています。ですが、制作会社との打ち合わせ用に、かっこいい見た目のプレゼン資料をつくらなくてもいいんですか？
鈴本見た目を整えるより、中身を教えていただけるほうが助かります。
小竹表紙の写真を選ぶところで、30分ほど使っていました……。
鈴本それは……大変でしたね。えー、あとは、予算と、いつ公開したいかという希望もうかがいたいです。発売日やキャンペーン開始日など、動かせない日程があれば、最初に教えてください。
小竹予算は部長に相談中です。まだ正式に決まっていない場合は、どうすればいいでしょう？
鈴本その状況を教えていただければ大丈夫です。予算感や、承認される時期の見込みがわかると、検討しやすくなります。
小竹未定のことは、未定のまま伝えていいんですね。
鈴本そうです。あとは「必ず実現したいこと」と「できれば実現したいこと」も分けておくとよいですね。全部を同じ優先度で考えると、予算や日程に収まらなくなることがあります。
小竹なるほど。希望を全部並べるだけでは、何を優先したいのか伝わりませんね。
鈴本それから、社内で誰に確認する必要があるかも、整理しておくとよいですね。商品情報を確認する方、予算や全体の方向性を判断する方などです。
小竹商品情報は商品担当の部署ですね。予算や方向性は部長に確認します。私だけでは決められないこともありますから。
鈴本はい。誰が何を判断するかわかると、確認の進め方やスケジュールも考えやすくなります。
小竹まずは、わかっていることと相談したいこと、それから社内の確認先をまとめてみます。
相談内容をまとめて提案をお願いする「提案依頼書」
企業が事前に書類を作成し、制作会社に「この条件で、どんなWebサイトをつくれるか提案してください」と依頼する進め方もあります。この書類を「提案依頼書」といいます。「RFP（Request for Proposal）」という名前で見かけることもあります。提案依頼書には、Webサイトの目的や課題、予算、希望する公開時期などを記載します。
提案依頼書は、複数の制作会社に提案をお願いするときにも役立ちます。同じ条件を伝えられるため、提案内容を比較しやすくなります。
「要件定義書」って、私が書くんですか？
鈴本いただいた情報をもとに、必要なことをうかがいながら、要件を整理していきましょう。
小竹ヨウケン……。「ご用件はなんでしょうか」の用件ですか？
鈴本そちらではなく、「要件」ですね。Webサイトに何が必要で、どんな条件を満たすべきかを整理し、関係者で合意する工程を「要件定義」といいます。
小竹つまり、「何をつくるか」を決めるんですか？
鈴本はい。たとえば、小竹さんは「キャンペーン情報を自分たちで更新したい」とおっしゃっていましたよね。誰が入力して、誰が確認し、誰が公開するのか。その仕事に必要な仕組みを具体的にしていきます。
小竹私が書いて、部長が確認すると思います。私が勢いで公開しないように、止める仕組みも必要ですね。
鈴本公開する権限を分ける、といった方法が考えられますね。たとえば、小竹さんは記事作成のみ、部長は公開承認のみ行えるようにするといった方法です。ほかにも、どの情報を自分たちで更新するか、セキュリティの条件はあるか、公開後は誰が管理するかなどを確認します。
小竹なるほど。「お知らせを更新したい」の一言から、決めることが出てくるんですね。
鈴本ええ。Webサイトをつくる目的に照らして、必要な機能や条件、今回制作する範囲を整理します。その合意内容を文書に残したものが「要件定義書」です。
小竹その書類、私が書くんでしょうか。まだ「要件」の漢字を覚えたばかりなんですが……。
鈴本今回は、こちらでお話をうかがってまとめる進め方で考えています。ただし、誰が作成するか、どんな書類を残すかは、案件や契約によって異なります。
小竹助かります！ では、できたところに私がハンコを……。
鈴本押す前に、内容を一緒に確認してくださいね。
小竹先回りされました。
鈴本書類に書かれた内容が、御社の希望と合っているかを確かめることが大切です。わからない言葉があれば、そのまま聞いてください。
小竹「これは何ですか？」を連発しても大丈夫ですか？
鈴本もちろんです。「この条件だと、実際の更新作業はどうなるんですか？」と聞いていただいてもいいですよ。
小竹わからないところを聞くうちに、私たちが伝え忘れていたことに気づくかもしれませんね。
鈴本そうですね。書類に残すことで、「お願いしたはず」「そこまでは聞いていない」という行き違いを減らせます。後から変更が必要になったときも、何が変わるのかを確認しやすくなります。
小竹書類を完成させることが目的ではなく、お互いに同じものをつくろうとしているか、確かめるんですね。
では、ここでCMSも決まるんですね？
小竹必要なことが整理できたら、いよいよCMSが決まりますね！ 前につくった比較表、持ってきました。
鈴本ありがとうございます。必要な機能や更新する方の体制、予算、サーバ環境などを踏まえて、候補を検討しましょう。
小竹要件定義の最後に、使うCMSが発表されるんですか？
鈴本結果発表ーー！ というノリにはなりませんけどね。この段階で決めることもありますし、先に候補が決まっている場合や、要件定義のあとに検討が必要な場合もあります。案件によって進め方は変わりますね。
小竹必ず同じタイミングで決めるわけではないんですね。
鈴本はい。それから、CMSの製品を決めることと、そのCMSを使って具体的な更新の仕組みをつくることは、分けて考えてください。同じCMSでも、入力項目や管理画面の設計は制作会社が個別につくり込むことがあるからです。
小竹製品が決まったら、すぐ私が記事を書き始められるわけではない、と。
鈴本たとえば、キャンペーン情報には何を入力しますか？
小竹タイトルと説明文、写真。それから開催期間ですね。
鈴本写真は1枚ですか？ 複数枚を並べたいですか？ 開催期間は文章で入力するのか、開始日と終了日を別々に登録するのか……。選ぶCMSの種類によっても変わりますが、掲載したい情報に合わせて、項目ごとに専用の入力欄を用意する方法もあります。
小竹「キャンペーン情報を載せたいです！」の一言だけでは、私が使いやすい入力画面までは決まらないんですね。
鈴本そうです。細かな項目や操作方法は、要件定義の段階ではなく、設計を進めながら確認する場合もあります。
小竹よかった！今急いで決めずに、思いつくたびに追加でお願いすればいいんですね？
鈴本相談はいつでもしてください。ただ、わかっている希望は早めに教えていただきたいです。後から大きな機能を追加すると、CMSを選び直すことになったり、費用・公開時期への影響が生じたりすることがあります。
小竹打ち合わせが終わってから「そういえば、あと10個あります」は、困りますね。
鈴本内容によりますが、私の笑顔が一瞬固まるかもしれません（ニッコリ）。
小竹笑顔を守るためにも、今ある希望は出しておきます。
鈴本ありがとうございます。まだ決められないことは、誰がいつまでに確認するかも整理しておきましょう。
社内の意見がまとまっていなくても、相談できますか？
小竹実は、社内からいろいろな要望が来ているんです。商品担当は「特徴を詳しく伝えたい」、営業は「買えるお店を載せたい」。全部まとめてからお渡ししようと思っていたんですが。
鈴本整理しきれていない段階でも相談できますよ。それぞれ、なぜ必要だと考えているのかをうかがいながら、目的との関係や優先順位を考えましょう。
小竹全部、そのまま載せるわけではないんですか？
鈴本予算や日程にも限りがありますからね。今回実現すること、別の方法で対応すること、将来検討することなどを一緒に考えていきます。
小竹要望を集めるだけでも大変なのに、そこから判断もしないといけないんですね。
鈴本こちらから、実現方法や費用感をご説明することもできますよ。
小竹それなら心強いです。あと、システム担当からサーバの条件を聞いているんですが、私が鈴本さんに正しく説明できるかどうか……。
鈴本技術的な内容なら、システム担当の方と直接お話ししたほうが早いかもしれません。必要な打ち合わせに参加していただけるか、相談できますか？
小竹いいんですか？ Web担当なので、私が全部理解して伝えないといけないと思っていました。
鈴本必要な方につないでいただければ大丈夫です。関係部署への説明や、社内検討に使う資料の作成などをお手伝いできる場合もあります。
小竹では、今度の打ち合わせには、関係する人を全員呼んでおいたほうがいいでしょうか。一番広い会議室も押さえてありますし。
鈴本会議室の準備は万全ですね。ただ、意見がたくさん出るほど、その場ではまとまらなくなることもあります。その日に何を話し、何を決めたいかに合わせて、参加していただく方を考えましょう。
小竹人数を揃えるより、まず打ち合わせの中身ですね。社内の意見を誰が取りまとめて、最終的に誰が判断するのかも確認しておきます。
鈴本そうですね。なお、こうした整理や調整をどこまで支援するかは、制作会社や契約によって違います。相談したいことを伝えて、対応範囲や費用を確認してください。
そこまで手伝ってくれるなら、あとは全部お任せで！
小竹準備から要件定義、さらに社内での説明まで相談できるなんて。ずいぶん気が楽になりました。では、あとは全部、いい感じにお願いします！
鈴本安心していただけたのはよかったです。では、その「いい感じ」について、詳しくうかがいましょうか？
小竹うっ、そこはプロのセンスで、こう、素敵に……。
鈴本デザインやコンテンツの企画をご提案することはできます。ただ、そのためにも、商品の強みや届けたい相手、ブランドとして大切にしたいことをうかがいたいんです。
小竹「エム・ティー」のことは、私たちから説明する必要があるんですね。
鈴本はい。制作会社は、御社の商品や社内事情を最初から知っているわけではありません。商品資料に加えて、どんな場面で飲んでほしいのか、ほかの商品と何が違うのかなども、ぜひ教えてください。
小竹私は、商品の魅力が伝わる、明るく親しみやすいWebサイトがいいと思っています。
鈴本その方向性は、部長や商品担当の方ともお話しされていますか？
小竹いえ、まだです。……そういえば、部長は「茶葉や製法へのこだわりを伝えたい」と言っていました。私は、にぎやかでポップなものを想像していたんですが。
鈴本では、親しみやすさに加えて、こだわりや上質感をどう伝えるかも相談したいですね。参考になるWebサイトなどを見ながら、社内でイメージをすり合わせる方法もあります。
小竹私が思う「いい感じ」が、会社として伝えたいイメージと同じかどうかも、確認しないといけませんね。
鈴本そうですね。途中で確認する機会も設けますが、大切にしたいことや避けたい表現、予算などの制約は、早めに共有していただけると助かります。
小竹専門的なところを任せるのはよくても、商品の説明や提案の確認まで放っておいてはいけないんですね。
鈴本はい。何をしたいかがうまく言葉にならなければ、そこから相談してください。こちらから質問しながら、一緒に整理することもできます。
小竹わかりました！ では、まず商品資料をまとめつつ、ブランドの方向性を部長と話し合ってみます。予算と公開時期も確認して、わからないことは質問リストに。ようやく準備が進みそうです！
鈴本ええ。当日は、その資料を見ながら一緒に整理していきましょう。
小竹よーし！ まずは改めて部長と話をしないと！いざ攻略！
鈴本攻略の必要があるかどうかはわかりませんが、その意気込み、大事です！
Web Designing編集部・大竹の取材メモ
Web Designing新人編集者の大竹です。今回も、博報堂アイ・スタジオのフロントエンドエンジニア／テクニカルディレクターである鈴木利弥さん、野本優和さんにお話をうかがいました。
制作会社との打ち合わせには、要望をきちんとまとめてから臨まなければいけないと思っていました。でも、目的や予算、公開時期のイメージがあれば、整理するところから相談できると教えていただき、気持ちが楽になりました。
今回、特に印象に残ったのは、Web担当者が1人で抱え込む必要はないということです。商品のことは商品担当に確認し、技術的な話はシステム担当と制作会社に直接話してもらう。会社におけるWeb担当者は、必要な情報や人をつなぐ「ハブ」になればいいのだと、改めて感じました。
今回わかったこと
- 初回相談では、Webサイトの目的・課題・予算・希望する公開時期を伝え、未定のことも相談する
- Web担当者は1人で抱え込まず、社内の関係者と制作会社をつなぐ
- 要件定義では、必要な機能や条件、制作範囲を整理し、合意した内容を文書に残す
- CMSの製品選びに加え、更新する情報に合わせた入力画面や操作方法も検討する
- 制作会社の提案を社内で確認し、誰が判断するかを明確にして進める
次回、いつのまにかブランドサイトが完成！？ 「誰が更新する？」「公開前の確認はどうする？」無理なく更新を続けるために、Webサイトの運用ルールについて学びます。どうぞご期待ください。
※上記の記事内に登場する企業・商品・人物・使用画像・ブランドサイトは架空の設定です。
教えてくれたのは…
記事内のキャラクター（鈴本ディレクター）は、鈴木さん・野本さんへの取材をもとに再構成したものです。
鈴木利弥さん
株式会社博報堂アイ・スタジオ
フロントエンドエンジニア／テクニカルディレクター
2015年に博報堂アイ・スタジオへ新卒で入社し、ブランド・コーポレートサイトなどの制作に幅広く従事。実務経験を強みに、戦略・企画立案からマーケティング実践まで一貫したテクニカルディレクションを担当。現在はこれまでの知見を活かし、新規事業開発を担当している。
野本優和さん
株式会社博報堂アイ・スタジオ
フロントエンドエンジニア／テクニカルディレクター
キャンペーンサイトから大規模コーポレートサイトまで幅広いプロジェクトに参画し、提案・テクニカルディレクション・要件定義・設計・実装を一貫して担当。多数のCMSの導入・構築・移行において、CMSアーキテクトおよびフロントエンド領域を担う。
取材・構成：Web Designing編集部 文：小平淳一 イラスト：まるみや
あわせて読みたい
まさか私がWeb担当者に！ そもそもCMSって何？企業の発信はSNSだけじゃダメなの？【新人Web担奮闘記】
これは、とある飲料会社に勤める新人Web担当者の成長物語です。Web制作の知識ゼロだった「小竹さん」が、ある日突然ブランドサイトのWeb担当者に就任。周りの先輩や制作…
Web Designing
AIでWebサイトを自作できるなら、制作会社に頼まなくてもいい？ 手軽さに潜むリスクとは【新人Web担奮闘記…
これは、とある飲料会社に勤める新人Web担当者の成長物語です。Web制作の知識ゼロだった「小竹さん」が、ある日突然ブランドサイトのWeb担当者に就任。周りの先輩や制作会…
Web Designing
CMSが多すぎて選べない！ 有名・無料・高機能なら安心？【新人Web担奮闘記】 | Web Designing
これは、とある飲料会社に勤める社員の成長物語です。Web制作知識ゼロの「小竹さん」が、ある日突然ブランドサイトの担当者に就任。周りの先輩や制作会社の人に話を聞きな…
